【はじめまして】タスク管理×時間管理で健やかな研究生活を送ろう

研究 習慣 情報管理 時間管理

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はじめまして。みそしる(@misosoup_no_gu)です！

都内の大学院博士課程3年の学生で、かつ日本学術振興会特別研究員（DC1）として研究をしています。 ざっくり言うと薬の研究をしており、来年度以降は製薬企業で働きます。

僕自身の自己紹介はのちのち記事にすることにして、この記事では、

研究をする人にタスク管理×時間管理で健やかな生活を送る方法を提案する

という当ブログの目的をお話ししたいと思います。 特に、現在博士課程の学生で来年度以降も企業研究者として働くということから、比較的研究に特化した内容になるはずです。

タスク管理・時間管理を徹底して健やかな研究生活を

研究には、本当に数多くのタスクが紐づいていますよね。実験したり、論文を読んだり、ミーティング資料の準備をしたり、研究室内の雑用があったり。

締め切りは決まっていて、しかもそれがまちまち。 しかし「今」やらなくてもすぐ困ることではないからたびたび先延ばしにしてしまう。 直前に寝る間も惜しんでなんとか完成させるものの、そのあとは燃え尽きて何もやる気が起きない…。

そういう生活をうまく乗りこなす方法を探し求めているけどなかなかしっくりきていない/続かない、ということを、誰しも一度は経験したことがあるのではないでしょうか。

僕自身も、学部4年で研究室に配属されてから、何度もそのことで悩まされていました。なんとかその状態を脱したくて手を出したタスク・情報管理方法（アプリ）は数しれません。

そんな中で最終的に出会った、NotionとTaskChute Cloudに助けられて、今では過去の自分とは別人のようにタスクや情報、時間管理が上手にできるようになってきました。

皆さんが少しでも健やかな研究生活を送る手助けをするために、書籍の情報や自身の経験にもとづいてNotionとTaskChute Cloudの使い方などを具体的に記事にしていこうと考えています。

"Notion"でのタスク・情報管理。そもそもNotionって？

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https://www.notion.so/product?fredir=1 より
Notion公式サイトによると、All-in-one workspaceというふうに紹介されています。

まさにその表現の通りで、

  • Evernoteのような情報整理
  • Google Calendarのようなスケジュール管理
  • Trelloのようなタスク管理

などが全てこのサービス（アプリ）1つで完結します。

いろんなアプリを切り替えることなく、1つのサービスで完結する。

「Notionを見れば全てがわかる」という安心感は、健やかな（研究）生活を送る上で極めて重要です。

また、現実的な利点として、情報を探す手間がなくなるので余計なことに時間を割かなくて済むようになります。

極めて万能なサービスなので、伝えたい便利な機能はたくさんあるのですが、 それらはのちのち記事にするとして…

まず皆さんに知ってもらいたいのが、上記の様々な管理方法を可能にする、ユニークなデータベース機能です。

もちろんこちらに関しても、追って詳しく記事にしようと思います。

簡単にどういった機能なのか紹介するため、僕のNotion画面をお見せしましょう。

こちらはよくあるGoogleカレンダーのような見た目をしておりますね。 これで多くの方々が行っているであろうスケジュール管理ができます。

このそれぞれに対して、ページが割り当てられています。クリック（タップ）するといろいろと書き込んだりすることができます（下図青枠線）。

注目して欲しいのはオレンジ枠線の中。ページ自体にいろいろと

  • Label
  • Task category
  • Done

といったPropertiesを自在に割り当てられることができます。これがミソです。

先ほどのカレンダービューの画像の、左上のCalendarを今度はOverviewビューに切り替えてみましょう（下図）。

今度はTrelloのようなカンバン形式になりました（下図）。この形式では、Task categoryというPropertiesに基づいてカンバン形式で表示されています。

Task categoryというProperties内にTodo – privateや Today's tasksと言ったタグをつけておくことによって、Todoや今日やること、既に終わったことなどが一目でわかります。

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さらにTimelineビューに切り替える（ここではD論に関連するプロジェクトのTimelineを表示します）と、今度はガントチャート形式に変わりました。長期的なプロジェクト管理ができますね（下図）。

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便利でユニークなのは、これらは別々に作成されているわけではなくて、

1つのデータベースの中に記録されているProperties付きのページを、それぞれのPropertiesを切り口として表示の形式を変えているだけ

なのです。

つまり具体的にいうと、データベースの中にひとまとめになっている様々な情報を、

"日付"を切り口として表示形式を変えると"カレンダー形式"になり、

"Project"を切り口として表示形式を変えると"カンバン形式になる"といった形です。

（おわかりいただけたでしょうか…？）

このように、Notion1つで様々な情報を一括管理できるのです。 先ほども述べたように、「Notionに全てが保管されている」という安心感によって、健やかな（研究）生活を送ることができるようになります。

"TaskChute cloud"での時間管理

さて、Notionの説明でだいぶいろんなことが管理できることがわかったかと思います。 しかし、それだけではもう少し足りないことがあります。それはなぜでしょう。 それは、時間管理という考え方です。

例えば、皆さんはこのような経験はないでしょうか？

  • 30分くらいで終わると思っていたことが、実際に手をつけてみると2時間くらいかかって寝るのが遅くなった…。
  • デスクワークをしていたら先生や後輩に声をかけられ中断してしまい、戻ってきたときには何をしていたのかすぐ思い出せず無意識のうちにスマホを手に取っていた…。

いかがでしょうか。 僕は本当に何度も何度も経験してきましたし、周りの人たちも言わないだけでたくさん経験しているんじゃないかなと信じています。 もしあなたがそういう経験がないという強者でしたら、僕のブログは全く参考にならないかもしれません。

こういった、些細だけど超リアルな問題に役立つのがタスクシュートという考え方に基づいて作られたTaskChute Cloudというサービスです。

タスクシュートとは？

タスクシュートとは、大橋悦夫さんが編み出した、他のタスク管理方法とは全く異なるタスク・時間管理方法です。具体的には、

1分でもかかることをあらかじめ見積もり時間とともに書き出しておき、それに基づき行動しつつ、同時に行動の記録もつけていく

という手法です。

この考え方に基づいたサービスは複数存在しますが、僕はその中でTaskChute Cloudというサービスを利用しています。イメージが湧かないかもしれないので、またもや僕の利用画面をお見せします。

以下の画像は、いつもと変わらない平日（研究室に行って研究をする日）の、起床から研究室に行くまでの記録です。

細かいタスク（見積もり時間含む）と実際の行動時間が時系列で記録されていますね。1日全ての記録を載せると長くなってしまうので省略しましたが、研究室で何やったかを含めて、全て大体60~80の行動が記録されています。

このように、あらゆる行動に関して

やるべきことを見積もり時間とともにあらかじめ入力 → 実際の行動の時に記録

を繰り返しています。

（実際は、朝やることの全てを「ルーチン」設定して毎日自動で見積もり時間と共に入力されているので、一度設定してしまえば全く苦ではありません）

とっても長くなるので省きましたが、研究室についてから帰るまで、そして帰ってから寝るまでの全ての行動ももちろん記録しています。

また、例えばデスクワークをしているときに集中力を切らして作業を脱線しSNSを開いてしまった場合や、 緊急なタスクが舞い込んできて今やっていることを後回しにしてしまった時も、その都度記録しています。

… 画面の向こう側の皆さんの声が聞こえてくるようです。

なんて面倒なことをやっているんだ…！！

と。全くもっておっしゃる通り、慣れるまではちょっと大変です。

しかしながら、これを行うことによって、

  • やりたいこと（例えば英語の勉強とか）の習慣化
  • 今やっている仕事に集中する
  • 現実的なスケジュールでコツコツとやるべきことをこなしていく
  • 明日以降につなげやすくなる（= 生活の改善がしやすくなる）

といったようなことができるようになります。

現に、僕自身ずっと苦手だったこれらのことが今ではむしろ得意になりました。

TaskChute Cloudでは、面倒さが最小限抑えられるような素晴らしい設計もなされています。 （僕がこのサービスにどハマりした理由の1つでもあります）

ただし先に述べた通り、慣れるまでが大変で、挫折の多い方法でもあります。

そこで本ブログでは、特に研究の場面でうまく使いこなしていけるよう、具体的な方法や僕自身の試行錯誤も含めてお伝えしていきます。

早速試してみたい！と思った方は以下のリンクからどうぞ。

まとめ | タスク管理x時間管理で健やかな生活を！

今後は、書籍などを紹介しつつ考え方も共有しながら、具体的なNotionやTaskChute Cloudによるタスク・時間管理方法を紹介していきます。

僕自身まだまだそれぞれのアプリを100%使いこなせているわけではないので、良い使い方を見つけたら記事にしていきたいと思っています。

また、逆に皆さんのおすすめの使い方があればぜひコメントやTwitterを通じて教えてください！

ここまでお読みいただきありがとうございました。

以上みそしる(@misosoup_no_gu)でした！